目前，用于復印機管理的方法大約有5種。
首先，設置復制登記系統(tǒng)，并復制以供記錄?？雌饋砗苷?guī)，但問題是：
月末誰來統(tǒng)計每個人的使用情況，特別是一個單位有多臺復印機，有多臺登記簿的時候，誰來匯總？沒有人管理的記錄，不如不要浪費那個登記冊。
其次，為每個用戶設置一個密碼，問題如下。
1、用戶多的時候設置密碼不方便。(設置后記錄并分配給每個用戶嗎？)。
2、更改密碼不方便。用戶忘記密碼、離職或新員工入職時如何解決密碼設置？(您是服務提供商還是公司的復印機管理員？)。
3、統(tǒng)計打印不方便。此外，必須為每臺計算機設置密碼打印，更換計算機時可能會出現(xiàn)設置問題。
4、復印統(tǒng)計不方便。復印統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，要去復印機查看一個賬戶，當公司復印機多或用戶多時，統(tǒng)計是一個很大的麻煩。(大衛(wèi)亞設，復印機)。
第三，各部門都有密碼。問題是：
1、使用情況、權限不能細分為個人。
2、員工更換部門、部門密碼需要更改。
3、部門密碼真的是秘密嗎？
四、空白復印紙控制，問題如下。
1.紙拿走了，但不知道打印了什么文件，使用了顏色，單位不知道。
2.每次復印都要自己放紙，整天聽復印機紙盒拉的聲音，復印機紙盒也容易損壞。
3.最重要的是為了節(jié)省事務。如果花在靈芝、官地上的時間費用、人工費不是少數(shù)，不管，省錢可能會更經(jīng)濟。(大衛(wèi)亞設，北上廣深)。
第五，管理復印機的人，問題是：
一年、一年的人工費是多少？
2、管理員離開座位后，復印機無法管理或使用。
以上五種方法都不理想。實際上，解決復印、打印統(tǒng)計并控制使用費用并不復雜。最好的解決方案是使用復印、打印管理系統(tǒng)，自動管理和統(tǒng)計所有單位的復印機和打印機。
復印、打印、掃描自動管理的優(yōu)點如下：
第一，降低成本：每個人的彩色和黑白、復印和打印權限可以根據(jù)需要進行定制，例如禁止彩色復印或彩色打印或限制容量。因為要用卡打印才能打印，所以可以避免打印沒有人拿走或隨便拿走的文件的浪費，彩色打印還可以強制黑白輸出。(威廉莎士比亞、窗戶、彩色打印、彩色打印、彩色打印、彩色打印)。
2.漫游打印：不能刷卡的話，發(fā)出打印命令后，復印機/打印機在使用中的話，必須用完才能打印輸出。去拿印刷品的時候，如果發(fā)現(xiàn)復印機/打印機故障，更換設備打印，在解決現(xiàn)有設備的問題后，很容易出現(xiàn)疊印問題。安裝卡后，可以輸出其他復印機/打印機(包括其他品牌)卡，不會出現(xiàn)重新打印的麻煩和疊印問題。
三、機密打?。阂么蛴】ù蛴。敵鰰r間可以自由掌握，輸出的文件留在打印設備上，防止泄露。(大衛(wèi)亞設，北方執(zhí)行部隊)。
四、方便安全的掃描：復印機用信用卡掃描郵箱時，不再需要在復印機上給所有人設置郵箱。信用卡掃描會自動將掃描發(fā)送到軟件用戶帳戶中預設的1個或n個郵箱。掃描到共享文件夾時，解決信息不安全的問題，掃描到現(xiàn)有郵箱時，解決在每臺復印機上為所有人設置郵箱的麻煩和復雜問題(傳統(tǒng)上掃描郵箱，人多的時候，職員入職/離職時設置或刪除郵箱是不是很麻煩？供應商用郵箱安全掃描比用共享文件夾掃描更麻煩嗎？還是所有設置都沒有掃描到郵箱？租的復印機也不介紹就能掃描嗎？甚至租的復印機不能掃描？)。
5.自動統(tǒng)計：通過復印卡、打印卡，不同品牌的復印機、打印機使用的所有人都會自動統(tǒng)計到系統(tǒng)后臺帳戶中，一張也跑不了，可以根據(jù)部門容量、個人容量、月量、顏色容量、最大使用量等條件輕松進行統(tǒng)計，成本細分可以到部門
6.統(tǒng)計正確：使用量基于系統(tǒng)管理后臺記錄標準(在用戶手中)，而不是復印機計數(shù)器標準(在服務提供者手中)，完全解決租賃或整個套餐服務中不良供應商使用量增加(計數(shù)器增加)的問題。
7.內(nèi)容監(jiān)控：可以監(jiān)控打印的文件名、打印內(nèi)容、復印內(nèi)容，有效地控制個人使用。
8.防止網(wǎng)絡阻塞：打印使用網(wǎng)絡共享方式，打印數(shù)據(jù)先傳遞給服務器，刷卡傳遞給打印機，與網(wǎng)絡打印不同，打印數(shù)據(jù)直接傳遞給打印機，打印量大或瞬間打印量大時，網(wǎng)絡可能會被阻止。
